1. ¿Qué activa el proceso?
Identifica el evento de inicio: una solicitud, un pago, un formulario o una fecha. Define qué información mínima debe existir para avanzar sin pedirla dos veces.
2. ¿Qué decisiones se toman?
Separa los pasos mecánicos de los que exigen criterio. Las reglas claras son candidatas a automatización; las excepciones necesitan un camino visible para una persona responsable.
3. ¿Dónde vive la información?
Enumera las herramientas que reciben o modifican datos. Pregunta cuál será la fuente confiable y quién puede acceder a cada dato. Evita crear copias innecesarias.
4. ¿Qué pasa cuando algo falla?
Define cómo detectar un envío fallido, un registro duplicado o una respuesta incompleta. La automatización necesita trazabilidad y una forma sencilla de corregir el caso.
5. ¿Cómo sabrás si mejoró?
Elige una señal observable antes de implementar: menos pasos manuales, menos errores, menor espera o mejor visibilidad del estado. Mide sin perder de vista la calidad de la experiencia.